FAQ E-Zustellung für Unternehmen


POSTFÄCHER FÜR UNTERNEHMEN
Allgemeine Fragen

ICH MÖCHTE POSTSERVER ALS UNTERNEHMEN / VEREIN NUTZEN.

Schritt 1: Stammzahlregister der Datenschutzbehörde

  • Wenn Sie ein authentifiziertes Unternehmenspostfach anlegen oder als Behörde oder Verein postserver.com nutzen möchten, müssen Sie Vertretungsregeln auf der Bürgerkarte bzw. Handy-Signatur eintragen lassen.
    Dazu müssen Sie sich mit Ihrer Bürgerkarte / Handysignatur am Stammzahlregister der Datenschutzbehörde anmelden: https://mms.stammzahlenregister.gv.at/mms/moaid.do 
  • Tragen Sie bitte die Person ein, der Sie die Vollmacht geben möchten. Das können auch Sie selbst sein.
    Die Bearbeitung kann einige Tage dauern. Nach erfolgtem Eintrag im Vollmachtenregister erhält die vertretungsbefugte Person eine Bestätigung per E-Mail.

Schritt 2: Unternehmenspostfach bei Postserver registrieren

  • Sobald Sie per E-Mail eine Verständigung über Eintrag Ihrer Vollmacht erhalten haben, können Sie ein Unternehmenspostfach bei Postserver registrieren.
    Sollten Sie bereits ein mit Benutzername & Passwort registriertes Postfach haben, wird Ihnen beim nächsten Login mit Bürgerkarte oder Handy-Signatur eine Auswahl Ihrer Postfächer angezeigt. 

WIE KANN ICH EINE VERTRETUNG EINTRAGEN?

Schritt 1: Stammzahlregister der Datenschutzbehörde

  • Melden Sie sich mit Ihrer Bürgerkarte / Handy-Signatur am Stammzahlregister der Datenschutzbehörde an: https://mms.stammzahlenregister.gv.at/mms/moaid.do 
  • Tragen Sie bitte die Person ein, der Sie die Vollmacht geben möchten. Das können auch Sie selbst sein.
    Die Bearbeitung kann einige Tage dauern. Nach erfolgtem Eintrag im Vollmachtenregister erhält die vertretungsbefugte Person eine Bestätigung per E-Mail.
  • Falls Sie Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterinnen eine Postvollmacht erteilen wollen, müssen diese auch über eine Bürgerkarte oder Handy-Signatur verfügen und sich beim Login in das Vollmachtenregister: "Als Unternehmen bzw. In Vertretung anmelden".

Schritt 2: Vertretung bei Postserver anlegen

  • Eine Bevollmächtigung ist nur für Personen möglich, die in ihrem persönlichen Adressbuch aufgelistet sind. Damit wird zusätzlich sichergestellt, dass niemand außerhalb ihres persönlichen Adressatenkreises sich so Zutritt verschaffen könnte.
  • Unter NEUE NACHRICHT / ADRESSBUCH können Sie Ihre bereits bei Postserver registrierten Unternehmens-Kontakte im persönlichen Adressbuch hinterlegen.
    Unter EINSTELLUNGEN / VERTRETUNGEN können Sie Vertretungen anlegen.

Schritt 3: Login als Vertretung bei Postserver

  • Wenn Ihre Vertretungen nun das Firmenpostfach erreichen möchten, wählen Sie beim Login auf Postserver bitte vorab VOLLMACHT VERWENDEN aus und loggen Sie sich wie gewohnt mit Bürgerkarte oder Handy-Signatur ein.

WIE KANN ICH SICHERSTELLEN, DASS WÄHREND EINES URLAUBS KEINE WICHTIGE POST LIEGEN BLEIBT?

Sollten Sie für einen bestimmten Zeitraum nicht in der Lage sein, elektronische Zustellungen entgegenzunehmen, können Sie Ihr Postfach für diesen Zeitraum deaktivieren. Sie erhalten dann keine elektronischen Zustellungen.

Bitte beachten Sie, dass die Zustellungen in diesem Fall per Post versendet werden können, und denken Sie auch daran, sich an Ihrem Postamt abwesend zu melden.

Unter OPTIONEN / ABWESENHEITSMELDUNG können Sie die Ihren Urlaub eintragen.

ICH MÖCHTE EIN DOKUMENT DIGITAL UNTERSCHREIBEN

Die persönliche Handy-Signatur ist ideal für kleinere und mittlere Unternehmen. Jede unterschriftsberechtigte Person kann Dokumente, unter Verwendung dieser persönlichen Unterschrift, digital unterzeichnen. 

Der Inhalt ist somit nicht nur mittels elektronischer Unterschrift bestätigt, ein solches digital signiertes PDF, kann auch nicht mehr im Nachhinein verändert werden. 

Elektronisch empfangene Dokumente zur Gegenfertigung (z.B. Angebote, Bestätigungen, etc.) müssen nicht mehr ausgedruckt, handschriftlich unterfertigt, eingescannt und rückversandt werden! Sie müssen nur noch elektronisch signieren und das Dokument rückübermitteln.

PDF JETZT UNTERZEICHNEN

WIE KANN ICH EIN SUBPOSTFACH EINRICHTEN?

Die Einrichtung von Subpostfächern ist hilfreich, um eine große Anzahl an Sendungen im Hauptpostfach zu organisieren und einzelnen Abteilungen zuzuordnen. Alle angelegten Subpostfächer sind für E-Zustellungen individuell adressierbar.

Sie können Subpostfächer unter OPTIONEN > SUBPOSTFÄCHER anlegen.

  • Nach der Eingabe des gewünschten Namens, klicken Sie nur noch auf HINZUFÜGEN  um das Subpostfach zu aktivieren. 
  • Jedem Subpostfach muss unter EINSTELLUNGEN > VERTRETUNGEN mindestens eine Vertretung zugewiesen werden. 

Wenn ein User im Adressbuch nach einer Firma sucht, werden immer das Hauptpostfach des Unternehmens und alle erreichbaren Subpostfächer angezeigt.


E-ZUSTELLUNGEN
selbst versenden

WELCHE VORTEILE BRINGT EINE „EINGESCHRIEBENE ZUSTELLUNG“?

Sie können beim Versand einer E-Zustellung zwischen Standard und einer eingeschriebenen E-Zustellung wählen.

Bei einer eingeschriebenen E-Zustellung ist der Empfänger eindeutig authentifiziert. Sprich sie haben die rechtsgültige Sicherheit, dass der Empfänger jene Person ist, die er bei der Registrierung vorgab zu sein.

Voraussetzung für eine eingeschriebene E-zustellung ist, dass Sie selbst ein authentifiziertes Postfach nutzen. Hierzu haben Sie sich entweder mit Handy-Signatur / Bürgerkarte registriert oder ein eID (Bankident) Upgrade durchgeführt.

User, die ihr Postfach nur mit Benutzername & Passwort nutzen, können keine "eingeschriebenen" E-Zustellungen empfangen. Sie erhalten noch vor dem Versand eine Fehlermeldung. Ihr Portoguthaben wird nicht belastet.

WIE GROSS KANN EIN ANHANG SEIN?

Ein Anhang kann im Webservice bis zu 50 MB umfassen.

Sollten Sie sich für den Massenversand entscheiden, kann das maximale Limit für einen Anhang selbstverständlich erweitert werden.

WIE VERSENDE ICH AN MEHRERE EMPFÄNGER?

Sie können jede E-Zustellung an mehrere Empfänger senden, indem Sie mit dem "+" Zeichen weitere Pseronen oder Organsationen adressieren.

Bitte beachten Sie, dass Sie in diesem Fall natürlich mehrere E-Zustellungen versenden!

WAS IST EINE VERTEILERLISTE?

Sie können im Adressbuch Verteilerlisten definieren. Eine Verteilerliste umfasst mehrere Empfänger.

WIE KANN EIN VERSENDER MEIN SUBPOSTFACH ADRESSIEREN?

Bei der Empfänger-Suche im Adressbuch, können auch Organisation direkt gesucht werden.

Führt Ihr Unternehmen Subpostfächer, werden diese einzeln angezeigt.

Beispiel:
Bei der Suche nach dem Unternehmen "Agrargemeinschaft Zillertal" könnte das Ergebnis wie folgt aussehnen:

  • Agrargemeinschaft Zillertal [Tanja Kaufmann]
  • Agrargemeinschaft Zillertal [Tanja Kaufmann] Maierhof
  • Agrargemeinschaft Zillertal [Tanja Kaufmann] Waldgehöft

Tanja Kaufmann ist in diesem Fall die Hauptpostfach-Besitzerin.

WIE VERSENDE ICH EINE MASSENSENDUNG?

Beim Massenversand profitieren Sie von den günstigeren Versandtarifen.

Bitte kontaktieren Sie hierzu Herrn Christopher Mittag-Lenkheym unter info[at]postserver[dot]at.

WIE KANN ICH DIE DUALE ZUSTELLUNG NUTZEN?

Bei der dualen Zustellung erkennt das System automatisch, welche Empfänger digital bzw. postalisch erreichbar sind.
Sie lieferen Ihre Versanddaten direkt ein und können mit der Druckstraße Ihr individuelles Druckprofil abstimmen.

Bitte kontaktieren Sie hierzu Herrn Christopher Mittag-Lenkheym unter info[at]postserver[dot]at.

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