FAQ behördliche E-Zustellung


BEHÖRDLICHE E-ZUSTELLUNGEN ERHALTEN
Das digitale Postfach "behörden-fit" machen

WIE KANN ICH MEIN POSTFACH AUF HANDY-SIGNATUR BZW. BÜRGERKARTE UPGRADEN?

Bitte loggen Sie sich einmal mit Ihrer neuen Handy-Signatur oder Bürgerkarte ein und geben Sie Ihren Benutzernamen und Passwort für Ihr privatwirtschaftliches Postfach an.

Somit fusionieren Sie ihr privatwirtschaftliches mit dem neuen behördlichen Postfach und Sie können ab sofort auch Behördliche Post via E-Zustellung erhalten.

Sie müssen keinem Versender Bescheid geben, dass Sie nun elektronisch erreichbar sind - auch behördliche E-Zustellung erreichen Sie problemlos im Postfach.

Melden Sie sich ab jetzt am besten immer mit Handy-Signatur oder Bürgerkarte an, damit alle Schriftstücke abgeholt werden können.

ICH HABE EINE BENACHRICHTIGUNG ÜBER EIN BEHÖRDLICHES SCHREIBEN ERHALTEN. WARUM SEHE ICH DIESES NICHT IM POSTFACH?

Für den Empfang einer behördlichen E-Zustellung ist das Login via Handy-Signatur oder Bürgerkarte notwendig. Dies dient zur eindeutigen Authentifizierung des Empfängers.

Bitte loggen Sie sich mit Ihrer Handy-Signatur oder Bürgerkarte erneut ein um das behördliche Schreiben entgegenzunehmen.


BENACHRICHTIGUNG ÜBER EINE BEHÖRDLICHE E-ZUSTELLUNG
Empfangsbenachrichtungen und Fristen

WIE WERDE ICH ÜBER DEN ERHALT EINER BEHÖRDLICHEN E-ZUSTELLUNGEN VON POSTSERVER BENACHRICHTIGT?

Sie verpassen niemals eine behördliche E-Zustellung, da wir Sie mehrmals per E-Mail über den Erhalt eines behördlichen Schriftstücks benachrichtigen.

Sie erhalten unmittelbar nach dem Eingang der Zustellung, nach 24 Stunden und nach 48 Stunden eine Empfangsbenachrichtigung an die bei uns registrierte E-Mail Adresse gesandt. Schließlich erhalten Sie bei Nichtabholung eine Postkarte zugeschickt.

Sollten Sie trotzdem ein behördliches Schriftstück nach 14 Tagen nicht entgegennehmen, wird es von uns unwiderruflich gelöscht und der Versender über die Nichtabholung des Schreibens informiert.

 

NEU! Deregulierungsgesetz 2017

Ab 1. Juli 2017 erfolgt keine 4. postalische Empfangsbenachrichtigung mehr.
Sie werden künftig sofort nach Eingang, nach 12 Stunden und nach 24 Stunden via E-Mail über den Eingang einer behördlichen E-Zustellung benachrichtigt.

GILT EINE BEHÖRDLICHE E-ZUSTELLUNG ALS EMPFANGEN, WENN ICH DIE BENACHRICHTIGUNGEN PER E-MAIL NICHT ERHALTEN HABE?

Die Zustellung gilt als nicht bewirkt, wenn nachgewisen werden kann, dass der Empfänger von den elektronischen Verständigungen keine Kenntnis hatte oder keinen Zugriff auf das digitale Postfach hatte. ZustG §35 (7).

Einspruch gegenüber einen Bescheid o.ä.

Der Empfänger muss beispielsweise nachweisen, dass

  • der PC nicht funktioniert hat.
  • keine Möglichkeit zur Abholung hatte, weil zb. das Password für die Handy-Signatur vergessen wurde.
    (Die Anforderung der neuen Handysignatur kann dokumentiert werden)

Die Behörde erkennt dann üblicherweise auf Wiedereinsetzung des Verfahrens.

AB WANN BEGINNT DIE GÜLTIGKEIT VON FRISTEN IN BEHÖRDLICHEN E-ZUSTELLUNGEN?

Das hängt davon ab, ob der Empfänger auch eine postalische Adresse bei der Registrierung angegeben hat.

Postadresse unbekannt

  • Wenn keine ein postalische Adresse hinterlegt wurde, gilt die Zustellung am 1. Werktag nach der Versendung der 2. elektronischen Verständigung  als bewirkt. Sh.: ZustG §35 (6).
  • Die zweite Verständigung übersenden wir ihnen nach 24 Stunden.

Postadresse bekannt

  • Wenn eine postalische Adresse angegeben wurde, gilt die Zustellung am 3. Werktag nach der Versendung der Verständigung als bewirkt. Sh.: ZustG §35 (7).

WIRD MIR DIE BEHÖRDLICHE ZUSTELLUNG NACH DEM ABLAUF DER ABHOLFRIST NOCHMALS POSTALISCH ZUGESTELLT?

Das obliegt der jeweiligen Behörde selbst. Sie ist dazu nicht verpflichtet.

ICH MÖCHTE FÜR EINEN BESTIMMTEN ZEITRAUM KEINE BEHÖRDLICHEN SCHREIBEN ERHALTEN

Abwesenheitsmeldung

  • Sie haben jederzeit die Möglichkeit unter OPTIONEN > ABWESENHEITSMELDUNG eine Abwesenheit einzutragen.
  • Bitte beachten Sie, dass Sie eine Abwesenheit zum Beipiel im Falle eines Urlaubs auch in der nächsten Postfiliale oder unter post.at bekannt geben müssen-

Bestimmte E-Zustellungen ausschließen

  • Sie haben jederzeit die Möglichkeit unter EINSTELLUNGEN > VERSANDOPTIONEN > DOKUMENTENKLASSEN bestimmte E-Zustellungen auszuschließen.
  • Bitte beachten Sie, dass Sie sich nur behördliche Dokumente, die nicht den Anforderungen der behördlichen E-Zustellung unterliegen, ausschließen können. Davon ausgenommen sind somit beispielsweise Bescheide.


ARTEN DER BEHÖRDLICHEN E-ZUSTELLUNG
Was kann empfangen werden?

WELCHE SCHREIBEN VERSENDET EINE BEHÖRDE?

Bei behördlicher Post wird zwischen postalischer und elektronischer Zustellung unterschieden.

Postalische Zustellung

Ein RSb-Brief (Rückscheinbrief weiß) ist ein behördliches Schriftstück, das auch an eine Ersatzempfängerin/einen Ersatzempfänger zugestellt werden kann.

  • Gerichtliche Schreiben (z.B. Klage, Bescheid, Urteil)

Ein RSa-Brief (Rückscheinbrief blau) ist ein behördliches Schriftstück, das nur der Empfängerin/dem Empfänger selbst zu eigenen Handen zugestellt werden darf.

  • Erledigungen in Verwaltungsstrafsachen

Elektronische Zustellung

Alternativ können Sie Behörden-Briefe auch elektronisch via E-Zustellung empfangen.

  • Dies umfasst E-Zustellungen in der Qualität eines RSa- oder RSb-Briefes.
  • Im Zustellgesetz wurde festgelegt, dass der Empfänger dabei immer eindeutig nachweisbar sein muss. Daher ist ein Login mit Handy-Signatur oder Bürgerkarte vorgeschrieben.

Des weiteren gibt es natürlich ganz normale Briefe, die via E-Zustellung versendet werden.

  • E-Zustellungen in der Qualität eines klassischen Briefes, zBsp. Einladungen, Info-Mails, etc.
  • Behördliche Dokumente, die nicht den Anforderungen der behördlichen E-Zustellung unterliegen können bereits mit einem Benutzername & Passwort Login abgeholt werden.
  • Eine Abmeldung von diesen E-Zustellungen ist unter EINSTELLUNGEN > VERSANDOPTIONEN > DOKUMENTENKLASSEN möglich.

WELCHE RSA/RSB BRIEFE BEKOMME ICH INS POSTFACH?

Es ist derzeit möglich von rund 200 Großversendern E-Zustellungen in Ihrem Postserverpostfach zu empfangen! Eine genaue Auflistung der Versender finden Sie unter postserver.com/versender.

Es ist jedem Versender überlassen welche Zustellungen über Postserver versandt werden. Daher kann es vorkommen, dass Sie weiterhin Post von Behörden erhalten.


SICHERHEIT UND GESETZGEBUNG
Wie wird die digitale Behörden-Post geschützt?

WARUM MÜSSEN UNTERNEHMEN BIS 2020 EIN DIGITALES POSFACH ERÖFFNEN?

Bis 1. Jänner 2020 sollen laut Deregulierungsgesetz 2017 Unternehmen ein digitales Postfach bei einem derzertifizierten Zustelldienste eröffnen.

Bescheide und sensible Dokumente, die sie zuvor als RSa oder RSb Brief erhalten haben, finden Sie dann direkt im digitalen Postfach.

Die Behörde versendet laut Entlastungsmonitor jährlich 110 Millionen Zustellungen und erhofft sich durch den Einsatz der E-Zustellung wesentliche Einsparungen von Steuergeldern, die anderorts sinnvoller eingesetz werden können.

DIE HANDY-SIGNATUR / BÜRGERKARTE WIRD FÜR UNTERNEHMEN PFLICHT. WIE ERHALTE ICH EINE FIRMEN-HANDY-SIGNATUR?

Für den Empfang eine behördliche E-Zustellung benötigt man eine Handy-Signatur bzw. Bürgerkarte. Diese wird persönlich auf den einzelnen Anwender hin ausgestellt und stellt quasi den Personalausweis im Internt dar.

Um als Unternehmen, Verein oder Arbeitsgemeinschaft die Handy-Signatur / Bürgerkarte zu nutzen, muss sich die juristische Person ihrer Organisation einmalig beim Vollmachtenservice der österreichischen Stammzahlenregisterbehörde anmelden.

In Folge können im Stammzahlregister Vertretungen für Ihre Organisation eingerichtet werden. Diese Vertretungen können dann im digitalen Postfach Ihrer Organisation ebenfalls Behördenpost empfangen.

WELCHE UNTERNEHMEN SIND VON DER VERPFLICHTUNG ZUM DIGITALEN POSTFACH AUSGENOMMEN?

Unternehmen die nachweisen können, dass sie keine Infrastruktur (Computer) oder E-Mail haben, sind ausgenommen und erhalten ihre Behörden-Briefe weisterhin als RSa bzw. RSb Briefe.

Außerdem können sich Kleinstunternehmen, die aufgrund  des Unterschreitens der Umsatzgrenze nicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet sind, per Widerspruch ausklammern.

KOSTET EIN DIGITALES POSTFACH MEINEM UNTERNEHMEN ETWAS?

Nein.

Das digitale Postfach ist bei jedem zertifizierten Zustelldienst in der Basis-Version immer kostenfrei.

Ebenso kostet der Empfang von behördlichen E-Zustellungen nichts.

WO KANN ICH EIN DIGITALES POSTFACH ERÖFFNEN?

Das Bundeskanzleramt führt die Liste der behördlich zertifizierten Zustelldienste: https://www.bundeskanzleramt.at/anmeldung-zum-zustelldienst

WO WERDEN MEINE PERSÖNLICHEN DATEN GESPEICHERT?

Keiner, der in Österreich zertifizierten Zustelldienste speichert Ihre persönlichen Daten!

In Österreich exitieren 2 verschiedene Zustellköpfe (ähnlich eines zentralen Telefonbuchs). Der behördliche Zustellkopf wird vom Bundeskanzleramt gewartet, der privatwirtschaftliche von der WKO.

Will in Österreich jemand eine E-Zustellung versenden, werden immer die Zustellköpfe abgefragt und daraufhin - egal bei welchem Zustelldienst sie registiert sind - die E-Zustellung in Ihr digitales Postfach gesendet.

WIE WIRD DIE E-ZUSTELLUNG GEREGELT?

Postserver ist ein zertifizierter Zustelldienst und unterliegt sowohl strengsten Reglements auf privatwirtschaftlicher als Ebene als auch nationalen und internationalen Gesetzen. dazu zählen:

  • Zustellgesetz ZustG
  • Signaturgesetz SigG
  • Zustelldiensteverordnung ZustDV
  • Zustellformularverordnung ZustFormV
  • Datenschutzgesetz DSG
  • Dereglulierungsgesetz 2017 (Teil BKA)
     
  • Rulebook der WKO
     
  • EU Vorratsdaten-Speicherung-Richtlinie 2006/24/EG
  • EU Datenschutz-Richtlinie 2002/58/EG
  • EU Verordnung eIDAS

IST DAS KONZEPT DER E-ZUSTELLUNG STANDARDISIERT?

Ja.

Die Standards für die zertifizierte Zustelldienste gelten in der gesamten EU und sind Teil der nationalen Gesetzgebungen.

WOMIT IST DIE E-ZUSTELLUNG QUALITATIV VERGLEICHBAR?

Eine E-Zustellung hat immer die Qualität eines RSa, RSb bzw. eigenhändig übermittelten Einschreibens mit Zustellbestätigung.

Zu den wesentlichen Merkmalen einer E-Zustellung zählen im Gegensatz zu einer E-Mail oder einer Portal-Lösung:

  • Die Zustelldienste arbeiten im Verbund
  • Unveränderlichkeit des Zustellstücks inkl. Metadaten
  • Nachweislichkeit von Versand und Empfang
  • Archivierbarkeit
  • Eindeutige Authentifizierung von Sender und Empfänger
  • Datensicherheit und Datenschutz

WARUM DARF MIR EINE BEHÖRDE KEINE E-MAIL ZUSENDEN?

Eine behördliche Zustellung muss immer nachweislich zugestellt werden. Hintergrund ist, dass mit dem Zeitpunkt des Versands eines Bescheides immer rechtliche Auswirkungen verbunden sind (Fristen, etc.).

Genauso muss eindeutig klar sein, wer der Empfänger ist. Bei E-Mails ist diese Eindeutigkeit nicht gegeben.

IST DIE BEHÖRDLICHE E-ZUSTELLUNG EIN REIN ÖSTERREICHISCHES KONZEPT?

Nein.

Folgende zertifizierten Zustelldienste sind in der EU aktiv:
(Stand 1. März 2017)

Flagge Österreich

Österreich
Postserver
Post (Mein-Brief)
BRZ
eVersand

Flagge Schweden

Schweden
E-Boks
Kyra
Portals

Flagge Norwegen

Norwegen
E-Boks
Digipost
Portals

Flagge Deutschland

Deutschland
E-Postbrief
De-Mail

Flagge Finnland

Finnland
Netposti
Portals

Flagge Estland

Estland
SecureMail
DigiDoc

Flagge Slowenien

Slovenien
PoštAR
VEP.si

Flagge Ungarn

Ungarn
Állami Elektronikus Kézbesítési Szolgáltató

Flagge Schweiz

Schweiz
IncaMail

Flagge Dänemark

Dänemark
E-Boks

Flagge Tschechien

Tschechien
Datové schránky

Flagge Italien

Italien
INI-PEC