Datenschutz und die E-Zustellung
von Carola Zentara
Veröffentlicht am 27. 3. 2018
Aktualisiert am 30. 12. 2018
Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) formuliert einige Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Zur Verarbeitung zählt auch die „Offenlegung durch Übermittlung“ (Art 4 Abs 2, DSGVO). Der Versand personenbezogener Daten darf nicht ungeschützt erfolgen (Art 5 Abs 1f, DSGVO).
Folgerichtig benötigen Dokumente, die personenbezogene oder sogar sensible Daten enthalten, einen besonderen Schutz.
E-Zustellung im Einsatz
Mit dem Einsatz der E-Zustellung bauen Versender auf eine bewährte Technologie. Bereits seit 2010 versenden österreichische Behörden elektronisch. Das System der E-Zustellung erlaubt hierbei sogar den Versand von Bescheiden.
Durch die End-To-End-Verschlüsselung profitieren Unternehmen von einem DSGVO konformen Versand – eine Maßnahme, die in Artikel 32 explizit als Schutzmaßnahme genannt wird.
Außerdem birgt die Verschlüsselung einen Vorteil bei der Benachrichtigungspflicht. Laut Artikel 33 und 34 müssen Unternehmen Datenschutzverletzungen innerhalb von 72 Stunden bei der Datenschutzbehörde melden. Auch die betroffenen Personen sind zu verständigen, sofern ein hohes Risiko für sie besteht. Letzteres ist bei der E-Zustellung nicht erforderlich, da die kompromittierten Daten verschlüsselt versendet werden. Damit sparen sich Unternehmen viel Aufwand und schützen ihren guten Ruf.
Mehr Komfort für Unternehmen
Spätestens ab dem 25. Mai 2018 kann es sich kein Unternehmen mehr leisten, das Thema Datenschutz zu ignorieren. Wer noch keine geeignete Lösung ins Auge gefasst hat, sollte sich jetzt darum kümmern.
Neben allen genannten Kriterien dürfen Unternehmen dabei eines nicht vergessen: die Benutzerfreundlichkeit. Denn die beste Technik bringt nichts, wenn Mitarbeiter sie nicht gerne einsetzen.
Postserver rät Unternehmen daher zu einer Integration der E-Zustellung in die bestehende Softwareumgebung. Im Rahmen der „automatischen Abholung“ werden empfangene E-Zustellungen direkt in die firmeneigenen Verarbeitungssysteme (SharePoint, SAP, etc.) zugestellt. Ebenso einfach lassen sich E-Zustellungen als Einzel- oder Massenversand versenden. Abschließend bietet die duale Zustellung 100 prozentige Zustellsicherheit: ist ein Empfänger nicht elektronisch erreichbar, erfolgt der Versand automatisch als Postbrief.
Christopher Mittag-Lenkheym, Postserver Business-Kundenbetreuer, resümiert: „In den vergangenen Jahren hat sich gezeigt, dass die E-Zustellung ein breites Einsatzfeld abdecken kann. Wir sind heute Zustellpartner von Behörden, Banken, Versicherungen, Anwälten, Steuerberatern und vielen weiteren. War anfänglich der Empfang von behördlicher Post interessant, so rückt für Firmen zunehmend der Versand in den Vordergrund."
3 Fakten auf einen Blick:
- Dokumente, die personenbezogene oder sensible Daten enthalten, fallen unter die DSGVO
- E-Mail Versand wird als "Offenlegung durch Übermittlung" bewertet
- Die E-Zustellung bietet einen behördlich und privatwirtschaftlich zertifizierten Schutz der Daten
Postserver Datenschutz: https://www.postserver.com/datenschutz
Postserver TOMs 2018: https://www.postserver.com/sites/default/files/datenschutz/TOMs%202018.pdf
Postserver Datenschutz-Matrix: https://www.postserver.com/einsatz/datenschutz-matrix-nach-dsgvo
Postserver Prozess-Modell: https://www.postserver.com/einsatz/prozessmodell-business-integration
Postserver Vertrag zur Auftragsverarbeitung: https://www.postserver.com/formular/adv