FAQ E-Zustellung für Unternehmen


POSTFÄCHER FÜR UNTERNEHMEN
Allgemeine Fragen

ICH MÖCHTE POSTSERVER ALS UNTERNEHMEN / VEREIN NUTZEN.

Schritt 1: Stammzahlregister der Datenschutzbehörde

  • Wenn Sie ein authentifiziertes Unternehmenspostfach anlegen oder als Behörde oder Verein postserver.com nutzen möchten, müssen Sie Vertretungsregeln auf der Bürgerkarte bzw. Handy-Signatur eintragen lassen.
    Dazu müssen Sie sich mit Ihrer Bürgerkarte / Handysignatur am Stammzahlregister der Datenschutzbehörde anmelden: https://mms.stammzahlenregister.gv.at/mms/moaid.do 
  • Tragen Sie bitte die Person ein, der Sie die Vollmacht geben möchten. Das können auch Sie selbst sein.
    Die Bearbeitung kann einige Tage dauern. Nach erfolgtem Eintrag im Vollmachtenregister erhält die vertretungsbefugte Person eine Bestätigung per E-Mail.

Schritt 2: Unternehmenspostfach bei Postserver registrieren

  • Sobald Sie per E-Mail eine Verständigung über Eintrag Ihrer Vollmacht erhalten haben, können Sie ein Unternehmenspostfach bei Postserver registrieren.
    Sollten Sie bereits ein mit Benutzername & Passwort registriertes Postfach haben, wird Ihnen beim nächsten Login mit Bürgerkarte oder Handy-Signatur eine Auswahl Ihrer Postfächer angezeigt. 

WIE KANN ICH EINE VERTRETUNG EINTRAGEN?

Schritt 1: Stammzahlregister der Datenschutzbehörde

  • Melden Sie sich mit Ihrer Bürgerkarte / Handy-Signatur am Stammzahlregister der Datenschutzbehörde an: https://mms.stammzahlenregister.gv.at/mms/moaid.do 
  • Tragen Sie bitte die Person ein, der Sie die Vollmacht geben möchten. Das können auch Sie selbst sein.
    Die Bearbeitung kann einige Tage dauern. Nach erfolgtem Eintrag im Vollmachtenregister erhält die vertretungsbefugte Person eine Bestätigung per E-Mail.
  • Falls Sie Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterinnen eine Postvollmacht erteilen wollen, müssen diese auch über eine Bürgerkarte oder Handy-Signatur verfügen und sich beim Login in das Vollmachtenregister: "Als Unternehmen bzw. In Vertretung anmelden".

Schritt 2: Vertretung bei Postserver anlegen

  • Eine Bevollmächtigung ist nur für Personen möglich, die in ihrem persönlichen Adressbuch aufgelistet sind. Damit wird zusätzlich sichergestellt, dass niemand außerhalb ihres persönlichen Adressatenkreises sich so Zutritt verschaffen könnte.
  • Unter NEUE NACHRICHT / ADRESSBUCH können Sie Ihre bereits bei Postserver registrierten Unternehmens-Kontakte im persönlichen Adressbuch hinterlegen.
    Unter EINSTELLUNGEN / VERTRETUNGEN können Sie Vertretungen anlegen.

Schritt 3: Login als Vertretung bei Postserver

  • Wenn Ihre Vertretungen nun das Firmenpostfach erreichen möchten, wählen Sie beim Login auf Postserver bitte vorab VOLLMACHT VERWENDEN aus und loggen Sie sich wie gewohnt mit Bürgerkarte oder Handy-Signatur ein.

WIE KANN ICH SICHERSTELLEN, DASS WÄHREND EINES URLAUBS KEINE WICHTIGE POST LIEGEN BLEIBT?

Sollten Sie für einen bestimmten Zeitraum nicht in der Lage sein, elektronische Zustellungen entgegenzunehmen, können Sie Ihr Postfach für diesen Zeitraum deaktivieren. Sie erhalten dann keine elektronischen Zustellungen.

Bitte beachten Sie, dass die Zustellungen in diesem Fall per Post versendet werden können, und denken Sie auch daran, sich an Ihrem Postamt abwesend zu melden.

Unter OPTIONEN / ABWESENHEITSMELDUNG können Sie die Ihren Urlaub eintragen.

ICH MÖCHTE EIN DOKUMENT DIGITAL UNTERSCHREIBEN

Die persönliche Handy-Signatur ist ideal für kleinere und mittlere Unternehmen. Jede unterschriftsberechtigte Person kann Dokumente, unter Verwendung dieser persönlichen Unterschrift, digital unterzeichnen. 

Der Inhalt ist somit nicht nur mittels elektronischer Unterschrift bestätigt, ein solches digital signiertes PDF, kann auch nicht mehr im Nachhinein verändert werden. 

Elektronisch empfangene Dokumente zur Gegenfertigung (z.B. Angebote, Bestätigungen, etc.) müssen nicht mehr ausgedruckt, handschriftlich unterfertigt, eingescannt und rückversandt werden! Sie müssen nur noch elektronisch signieren und das Dokument rückübermitteln.

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WIE KANN ICH EIN SUBPOSTFACH EINRICHTEN?

Die Einrichtung von Subpostfächern ist hilfreich, um eine große Anzahl an Sendungen im Hauptpostfach zu organisieren und einzelnen Abteilungen zuzuordnen. Alle angelegten Subpostfächer sind für E-Zustellungen individuell adressierbar.

Sie können Subpostfächer unter OPTIONEN > SUBPOSTFÄCHER anlegen.

  • Nach der Eingabe des gewünschten Namens, klicken Sie nur noch auf HINZUFÜGEN  um das Subpostfach zu aktivieren. 
  • Jedem Subpostfach muss unter EINSTELLUNGEN > VERTRETUNGEN mindestens eine Vertretung zugewiesen werden. 

Wenn ein User im Adressbuch nach einer Firma sucht, werden immer das Hauptpostfach des Unternehmens und alle erreichbaren Subpostfächer angezeigt.

WIE KÖNNEN E-MAIL ADRESSEN FÜR BENACHRICHTIGUNGEN IN SUBPOSTFÄCHERN INDIVIDUELL FESTGELEGT WERDEN?

Sie können jedem Subpostfach individuelle E-Mail Adressen zuordnen.
Versandbestätigungen, Empfangsbestätigungen, Unzustellbarkeitsbestätigung und Zustellbenachrichtigungen werden an diese E-Mail Adressen gesendet.

  • Jeder User kann im persönlichen Postfach unter EINSTELLUNGN > PERSÖNLICHE DATEN > E-MAIL ADRESSEN mehrere E-Mail Adressen hinterlegen.
  • Im Hauptpostfach können die von den Vertretungen hinterlegten E-Mail Adressen unter OPTIONEN > SUBPOSTFÄCHER ausgewählt werden.

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WIE KANN ICH DAS HAUPTPOSTFACH NACH SUBPOSTFÄCHEN FILTERN?

Wenn Sie Subpostfächer angelegt haben, steht ihnen die Filter-Funktion zur Verfügung.

Sie finden diese im Posteingang unter POSTFACH > EINGANG.

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WIE LOGGE ICH MICH ALS UNTERNEHMEN EIN?

Im Rahmen einer Integration können Sie Zertifikate für das Login nutzen. In diesem Fall benötigen Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht jedes Mal eine Handy-Signatur.

Das Zertifikat können Sie unter OPTIONEN > AUTOMATISCHE ABHOLUNG > ZERTIFIKATSVERWALTUNG erstellen.

WELCHE BESTÄTIGUNGEN WERDEN ZURÜCKGELIEFERT?

Bei jeder versendeten E-Zustellung werden folgende Informationen an Sie zurückgeliefert:

  • Versandbestätigung: E-Zustellung erfolgreich an Empfänger übermittelt
  • Empfangsbestätigung: E-Zustellung wurde angenommen
  • Unzustellbarkeitsbestätigung: Empfänger wurde nicht erreicht

Bei jeder empfangenen E-Zustellung wird folgende Information an Sie gesendet:

  • Zustellbenachrichtung: Eine E-Zustellung wurde an ihr (Sub-)Postfach gesendet + Link


E-ZUSTELLUNGEN
selbst versenden

WIE VERSENDE ICH EINE E-ZUSTELLUNG?

Nach dem Login bei Postserver können Sie unter NEUE NACHRICHT > NACHRICHT SENDEN > E-ZUSTELLUNG eine E-Zustellung versenden.

  • Empfänger
    Sie können jeden in Ihrem persönlichen Adressbuch hinterlegten Empfänger erreichen.
  • Verteilerliste
    Mit Ihren persönlichen Verteilerlisten können Sie auch mehrere Adressaten erreichen.
  • Betreff
    Der Nachrichten-Betreff. Dieser wird auch bei der E-Mail Benachrichtung über eine erhaltene E-Zustellung angezeigt.
  • Referenz
    Bei Bedarf können Sie sich auf eine vorangegangene Nachricht beziehen.
  • Dokumentenklasse
    Bestimmen Sie hier den Inhalt Ihres Briefes.
    Bitte beachten Sie, dass Empfänger die Möglichkeit haben, festzulegen, welche Art von Briefen Sie via E-Zustellung erhalten möchten. So kann zBsp. ausgewählt werden, dass keine Arzt-Befunde empfangen werden können. In diesem Fall erhalten Sie eine Unzustellbarkeits-Information.
  • Zustellqualität
    Sie können hier festlegen, ob Ihre E-Zustellung zBsp. nur nach Vorlage eines Ausweises via Handysignatur oder Bürgerkarte gelesen werden kann.
  • Anlage hinzufügen
    Sie können Dokumente bis zu 50 MB hinzufügen.
    Bitte beachten Sie, dass Anwälte und Notare durch die TrustNetz-Koppelung der E-Zustellung an den elektronischen Rechtsverkehr nur PDFs empfangen können.

Eine privatwirtschaftliche E-Zustellung kostet Sie - unabhängig vom Umfang - 50 Cent.
Falls Sie an einer unternehmensweiten Lösung interessiert sind bzw. als Kunde der Bundebeschaffung (BBG) die günstigeren Behördenpreise nutzen möchten, steht Ihnen Christopher Mittag-Lenkheym gerne zur Seite.


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WELCHE VORTEILE BRINGT EINE „EINGESCHRIEBENE E-ZUSTELLUNG“?

Sie können beim Versand einer E-Zustellung zwischen Standard und einer eingeschriebenen E-Zustellung wählen.

Bei einer eingeschriebenen E-Zustellung ist der Empfänger eindeutig authentifiziert. Sprich sie haben die rechtsgültige Sicherheit, dass der Empfänger jene Person ist, die er bei der Registrierung vorgab zu sein.

Voraussetzung für eine eingeschriebene E-Zustellung ist, dass Sie ein authentifiziertes Postfach nutzen. Hierzu haben Sie sich entweder mit Handy-Signatur / Bürgerkarte registriert oder ein eID (Bankident) Upgrade durchgeführt.

User, die ihr Postfach nur mit Benutzername & Passwort nutzen, können keine "eingeschriebenen" E-Zustellungen empfangen. Sie erhalten noch vor dem Versand eine Fehlermeldung. Ihr Portoguthaben wird nicht belastet.

WIE GROSS KANN EIN ANHANG SEIN?

Ein Anhang kann im Webservice bis zu 50 MB umfassen.

Sollten Sie sich für den Massenversand entscheiden, kann das maximale Limit für einen Anhang selbstverständlich erweitert werden.

WIE VERSENDE ICH AN MEHRERE EMPFÄNGER?

Sie können jede E-Zustellung an mehrere Empfänger senden, indem Sie mit dem "+" Zeichen weitere Pseronen oder Organsationen adressieren.

Bitte beachten Sie, dass Sie in diesem Fall natürlich mehrere E-Zustellungen versenden!

WAS IST EINE VERTEILERLISTE?

Sie können im Adressbuch Verteilerlisten definieren. Eine Verteilerliste umfasst mehrere Empfänger.

WIE KANN EIN VERSENDER MEIN SUBPOSTFACH ADRESSIEREN?

Bei der Empfänger-Suche im Adressbuch, können auch Organisation direkt gesucht werden.

Führt Ihr Unternehmen Subpostfächer, werden diese einzeln angezeigt.

Beispiel:
Bei der Suche nach dem Unternehmen "Agrargemeinschaft Zillertal" könnte das Ergebnis wie folgt aussehnen:

  • Agrargemeinschaft Zillertal [Tanja Kaufmann]
  • Agrargemeinschaft Zillertal [Tanja Kaufmann] Maierhof
  • Agrargemeinschaft Zillertal [Tanja Kaufmann] Waldgehöft

Tanja Kaufmann ist in diesem Fall die Hauptpostfach-Besitzerin.

WIE VERSENDE ICH EINE MASSENSENDUNG?

Beim Massenversand profitieren Sie von den günstigeren Versandtarifen.

Bitte kontaktieren Sie hierzu Herrn Christopher Mittag-Lenkheym unter info@postserver.at.

WIE KANN ICH DIE DUALE ZUSTELLUNG NUTZEN?

Bei der dualen Zustellung erkennt das System automatisch, welche Empfänger digital bzw. postalisch erreichbar sind.
Sie lieferen Ihre Versanddaten direkt ein und können mit der Druckstraße Ihr individuelles Druckprofil abstimmen.

Bitte kontaktieren Sie hierzu Herrn Christopher Mittag-Lenkheym unter info@postserver.at.